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会议餐饮
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在大会期间通常需要安排餐饮和宴会，在安排前必须先了解：
1．饭店或会议中心的场地可能无法一次容纳所有人吃饭。
2．茶点休息时间可以帮助与会者集中精神应付下一场会议。
3．安排午餐可能使出席人员不会因为到外面吃饭而不参加下午会议。
4．如果节目太多，而且正式时段都已排满，则可以安排在吃饭时间做特别演讲。
5．邀请当地高级人士参加社交活动节目，可以引起媒体的注意与报道。
6．有些特殊的活动可能提高出席率。
7．社会互动是学习过程和专业成长中很重要的。
(一)餐饮的种类
早餐：大陆式早餐较简单，同时促使与会者尽早吃完早餐参加上午的研讨会，有时将早餐食物放置会议室外或人口处，自己取用，菜单内容大致为咖啡、牛奶、茶、甜饼、松饼或牛角面包、奶油、果酱(如果是站着吃的自助式，甜饼要切成小块，这样就不需要刀叉)，与会者自己取用，饮料由服务人员倒。
为了要确定服务顺畅，100个人一个餐台，一个服务人员，如果有120人时最好有两个餐台。
一般来说大陆式早餐时间约1个小时，很多人多半在早餐服务结束前15-20分钟抵达用餐。为了避免瓶颈，确定这段时间有充足的人力，应付增加人力费用。不要将餐台放置在主要出入口，放置充足垃圾筒。
茶点：一般的错误是将茶点时间弄得太短，因为有的时候很难掌握研讨会结束时间，但是茶点必须在会议预定结束前15分钟前准备完成，至少每一个服务人员服务100位与会者，如果人数超过75位，为了使服务更有效，将奶精、糖、柠檬片、茶匙放置在距离点心1．8米的地方，在茶点没有开始前将饮料打开20％，注意要放置足够饮料瓶罐筒，如果人数众多时，将饮料瓶罐筒放置在出入口较远的地方，以免拥挤。
茶点通常是咖啡、茶、饮料，如果是夏天最好增加一些冰茶，如50％热的饮料和50％冰的饮料，下午时段可改变为35％热饮料和65％冰饮料。
由于健康和减肥关系，茶点也带进一些新东西，包括新鲜水果、奶酪、果汁，下午时段提供一些不同的东西，如苏打冰淇淋或者饼干。有些比较有创意的宴会经理可能建议你提供不同主题的东西。
人数计算越准确越好，如果你临时要增加，厨房作业可能来不及，而且延误时间。
在第一次休息时你要注意消耗量和剩余量，根据你的观察第二天的数量可以做调整，茶点费用有的依人头或使用量计算，咖啡以桶或点心以打计算较经济。
午餐：为了使与会者能继续留在会场，主办单位在预算许可的情形下最好提供午餐，午餐的内容不需要太复杂，只要能吃饱即可，简单的盒餐或三明治都可以，如果预算充裕当然可以提供简单的自助餐。自助餐座位安排及餐台的放置相当重要，餐台不要放置在太靠近出入口，餐台四周空间要足够，以便取用和增加食物，在大型活动时最好有两个人站在门口指引，更快速的方法是将甜点和主要食物分开，或者在提供咖啡时将甜点放在推车里。通常会议的午餐时间如果不是很长，主办单位所提供的午餐方式则需采用便利省时的较为实际。
晚宴：在国际会议中主要的晚宴大致可分欢迎酒会与惜别晚宴两种：欢迎酒会通常在会议开幕前一天晚上举行，由主办单位宴请与会代表，餐饮形式多半采用自助餐方式，目的是让与会代表在酒会中与老朋友叙旧，并认识新朋友。近10几年来有的地方在召开国际会议时，也有欢迎酒会的形式采用民俗节目与传统中华小吃结合，如担仔面、春卷、炒米粉等，与会者可以一面吃东西，一面与朋友交谈，甚至可以走动式地看表演，这种方式普遍获得国外与会代表很好的反应。
惜别晚宴通常在会议结束的前一天晚上或是当天晚上举行，餐饮的形式采桌餐，与会者必须着正式服装。惜别晚宴的餐费。有些是包括在报名费中，有些要另外购买餐券。由于惜别晚宴的场地、节目与菜色都要求很高，因此餐券定价也不便宜，大约在80-100美元之间。南方一些地区多采中式菜肴，这也是展现中华美食最佳时机。
会议餐饮的规划
餐饮可以是坐着由服务人员送食物过来或自助餐方式，如果在餐会中还安排演讲，用服务人员送餐方式比较好，一般服务人员送餐的价格比自助餐高，自助餐食物种类较多，因为较难控制食物量，比服务人员送餐较花时间。这些都需要好好规划。
细则：将下列的核对清单交给宴会经理能帮助活动圆满顺利：
1．预计多少人?
2．选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)?
3．主桌和其他桌要如何摆饰?
4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上吗?
5．主桌是否需要讲台和麦克风?
6．讲台位置在哪里?需要哪种麦克风?
7．主桌是否也要供餐，还是哪些名流在餐后才来?
8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，还是请服务人员先给他们盘子?
9．是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要，在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)?
10．是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供餐券样本。
11．如果来的人没有餐券应如何处理?
12．是否在主桌的人也要求给餐券?
13．是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置奖品桌?
14．晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?
15．是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?
16. 有人节食、素食等特别安排，如果有最好事先告知。
17．是否要挂banner?
18．是否需要衣帽间?
19．受奖人坐在主桌还是台下，如果是后者，是否要替他们预留位子?他们如何上台?
20．当受奖人上台时是否需要投射灯，灯光打在演讲者或司仪?
21．是否要演奏国歌?如果需要，可能要国旗。
22．是否要安置视听设备?
23．是否需要背景音乐或跳舞音乐?是否演奏者坐在舞台上?
24．是否有表演节目，舞台大小是否足够，如果有表演，舞台尺寸和高度多少?
25．舞台四周是否要裙边?上面要不要地毯?历是否需要预演?何时?
27．什么时候开门让客人进来?
28。每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。
29．洗手间在哪里，如果门口仍有人看守时，如何让上洗手间的人回来?
主题节目：主题节目可以很简单只有一个乐队表演，或尽心安排特别节目。如果预算允许，就可以特别设计，有时常以会议当地特色作主题，饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西，如果你需要可借用，这样布置费用就比较节省，如果预算不足，你就将主题放在食物上如美食之旅。
与宴会经理讨论主题，他们有各种不同主题的活动，可建议你以前做得很成功的案例，同样地创新概念，如果你对布置或娱乐节目没有概念，宴会人员可以一起包办。如果由自己负责，通知宴会人员所有安排都是外包，如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备，并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。
主题活动的位置图(1ayout)特别重要，避免拥挤在入口，餐饮部分也要画一份平面图，显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。
会议中心的餐饮：以往会议中心的餐饮项目有限，只有点心，现在越来越多的会议中心以签约方式引进全套餐饮服务，目的是要和饭店竞争，给开会与展览团体提供服务。
最先要考虑的是会议中心厨房的位置，供菜的路线如何?在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排，大型会议在短时间要提供上千人食物，详细与会议中心代表和合约商讨论，或许你可以考虑由饭店承办外烩。
也要了解会议中心是否可供酒，有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。
会场以外地方的餐饮：有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。这些地方可能有他们专门的餐饮服务，如果没有，询问以前曾经办过的餐饮服务，再从他们那里获取资讯，慎选适合的餐饮服务相当重要，因为那些地方原本不用来作餐会的场地，大部分的场地没有厨房与设备，如何保持食物的温度，而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。在这种地方举行活动不仅费时、复杂，价格也可能较高。举办会场以外地方的活动要考虑以下需求：
1．安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在哪里上车?
2. 要带什么东西?他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器?电插头是否足够?
3．洗手间是否足够?位置在哪里?
4，是否有冷暖空调设备?
5．如果在户外，天气恶劣时有什么备用方案?
6．是否允许供应酒?
7．是否有足够的准备食物区?
8．是否要额外支付清洁费用?
9．通常要支付餐饮承包商和场地订金，要彼此签约，将条款内容详细阅读，最好选择一家有经验的饭店承办外烩，他们拥有全套设备与训练有素的服务人员，如此餐饮的质量才能无虑。
成本控制：餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等，所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单，再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动，使用相同菜单是否较便宜，在茶点时间(coffee break)使用纸杯是否比使用瓷器便宜?
重要的是内部控制，如果报名费中包括餐饮，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，以餐券比较准确。如果你能确认出席人数，将会减少浪费，这是一个惯例，如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。
很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费，如果你是请大会重要人士来负责选择菜单，最好价格已包括税金和小费。
保证数量：宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量，虽然有时活动在星期一或星期二，但是要求你在周末前确定保证数量，如果需要较多时间决定名单或在现场售票，可能同意在48小时前提出保证数量，而在24小时前给最后确定数量，但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性，比例约3％-5％，基本上来说通常会多准备5%的分量，例如保证200人会准备210份，不要忘记加上主桌及工作人员。
会议菜单的设计
主菜单设计要看预算的多寡，另外看宴会经理的创意，并且询问准备经过，有些主菜的名字你并不了解，万一他建议的都不合适，要求他提供更多的建议。如果晚上有晚宴的话，午餐可以简单一点，在正式晚宴中最好避免选择相同的菜色，与宴会经理讨论价格及决定选择什么样的菜单，如果预算是首要考虑的话，不要选择不是季节性的食物，每一个城市都有当地的食物和水果。
最好在讨论菜单时也请饭店主厨一起参与，主厨会很乐意提供意见，同时告诉你拿手和厨房里有存量的东西，不要将上次你在什么饭店同样晚宴的价格来比较，因为每一个地方食物与人力价格不同。如果不知菜色是否好看，可以请厨师做一道给你看，这样可以帮你做决定，也可以让你知道需要多少时间，但是服务一个人和两个人甚至上百人都不同。
装饰：有关餐台上的装饰和饭店宴会人员讨论，可以装饰花、冰雕、特殊灯光，先以预算为主，例如：冰雕费用高而且只能用一次，花可能在第二天的活动中还可以使用，有些饭店的宴会人员会免费提供绿色植物及大烛台，同时也会安排音乐和视听器材。
与宴会经理讨论餐台布置和桌布的颜色，如果有订花，要告诉宴会经理是谁提供的、什么时候送到。
了解当地防火规划，是否禁止用蜡烛，如果使用蜡烛，必须确定蜡烛都亮，室内灯光微暗。
服务：与宴会经理讨论什么样的服务质量是可以预期的，一个服务人员服务几桌，要求服务人员在介绍和演讲时退出房间或站在后面，要求一位服务组长在菜都送完后仍留在房间，可能现场有人需要协助，同时也要知道房间的电话在哪里。
会议餐饮的酒类
在餐会中提供酒类要看预算，进口酒并不一定是好质量，但价格贵请宴会经理介绍几种并尝一尝，哪一种最合适，保守估计每8个人喝3瓶，一瓶大约是3-4人。
酒类消费计算方式：在酒会中对于酒的消费有几种计算方法：
1．现金支付(cash bar)：客人直接支付酒费或以票券方式向调酒师取用。票的价格有全部相同或不同，如酒、啤酒、饮料，很多饭店会要求基本数量与时间，如果不到这个数量和时间也会要求支付基本数量和时间。另外对调酒师或出纳员的费用是以酒的消耗量来算。每一杯价格是否包括小费，最好事先都能弄清楚，点心方面要另外计算。
2．由主办单位支付：要看每一个饭店的政策，你可以选择下列3种方式支付，以每人、每杯、每瓶计算，但无法告诉你哪一种方式最好，惟有靠你的经验以及了解与会者的喜好。
(1)以个人计算(by the person)：在每一个时段中(1小时或2小时)不论选择哪种饮料都以个人计算，价格可以只有饮料或也有包括点心。事先要给予一个保证数量或在门口收票。
(2)以每杯计算(by the drink)：支付每杯费用，包括酒本身价格、税金、小费和调酒师个人费用的总计，在人数较多的时候，最好主办单位给每位与会者票券，再以票券的数目来支付。
(3)以每瓶计算(by the bottle)：以开瓶数量来计算，会议筹办人要控制，尽量每瓶倒完再开，确定总计多少瓶，结束后再清点余下多少瓶，已经开瓶而没有用完的只好自己留着，以实际使用多少瓶计算。
一般饮料消耗指南：在自行支付的酒会中，饮料消耗量会较低于由主办单位支付。如果是在一天会议结束后的酒会中，大概50％的人会留下来，l小时自行支付酒费的活动大概每人消耗1．5杯，当酒会还有点心时，80％与会者会留下来，1小时每人大概平均消耗2-2．5杯，一小时半约3-3．5杯。这是以美国为例，但我们东亚国家人民酒的消耗量比较低。
对那些不喝酒的人，一般来说多半不准备啤酒或酒类(除非主办单位要求)，而只有饮料(包括减肥和无咖啡因苏打水)或水果酒，不同种类的红白酒也可以提供。
酒会中的各种点心视预算而定，如果预算低，可以提供小点心，如果预算高，各种冷热点心都有。
如果酒会在一天会议结束后立即举行，如下午5-6时，食物消耗量会少于在上午6-7举行，当与会者回到房间-换了衣服略作休息一下来参加酒会，通常吃喝都会增加，酒会时点心较少饮料较多，因为接着就有晚餐，很多客人将饮料带到晚餐桌。
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